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■ 概述
用人单位规章制度是指用人单位通过民主程序制定、内容合法且依法进行公示的，对劳动者行使日常管理权，维护用人单位正常工作秩序的法律文件。
■ 规章制度的内容必须合法
根据《劳动合同法》第三十八条第四款规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同，用人单位需支付经济补偿金。第八十条规定，规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。因此，企业内部规章的内容必须合法，只有依法制定的规章制度才具有法律效力。
■ 规章制度的内容必须合理
规章制度规定具有合理性，也是发生纠纷时能够被司法机关采纳的前提之一。单位制定规章制度时，应当采用通常可以被接受的标准，避免出现不合理的规定。否则规章制度被司法否决时，可能造成单位承担赔偿金等严重后果。
■ 规章制度的内容必须具体且具有可操作性
《劳动合同法》第三十九条作了原则规定：严重违反用人单位的规章制度的；严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的劳动者，用人单位可以解除劳动合同。但什么情形下构成“严重违反规章制度”、什么是“严重失职，营私舞弊”、什么程度是“给用人单位造成重大损害”，法律法规不可能一一详细列举。因此，企业的规章制度就须对法律、法规和劳动合同的这一空白，进行补充和量化、细化。
另外，规章制度在制定时，固然需要一些原则性、指导性的内容作为基础，但是在执行时，所依据的条款规定要具体，要有可操性。有不少企业，在规章制度中都规定了劳动者应当怎么做、禁止怎么做，但是对于员工做或不做某一行为，并未规定该如何处理。或者是，制度条款的原则性过强，导致不同的人有不同的理解，如规章制度规定“品行不端、违背诚信原则者，公司给予警告处理”，何为“品行不端”、“违背诚信”，不同的人有不同的评价标准，这样的条款形同虚设，无法执行。甚至在制度的执行上，企业制定了一些自我障碍条款，导致束手束脚。比如关于“员工旷工5天，经批评教育无效，公司可以解除劳动合同”的规定，其中“批评教育无效”就属于自我限制条款，导致企业在没有履行批评教育程序的情况下，就不能解除劳动合同。
■ 规章制度应经过民主程序制定
根据《劳动合同法》第四条第二款规定，企业在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
以上规定中涉及的参与主体包括四种：全体职工、职工代表大会、职工代表、工会。其中参与讨论的是职工代表大会或全体职工，参与协商的是职工代表或工会。
我们知道，很多企业没有工会，成立工会是比较复杂的事情，工会活动受一部特别工会法的约束，接受上级工会的领导，并且作为一个常设机构，工会费用也较高（工资总额2%），需要企业定期拨付。总之，成立工会可能并不是中小企业的最佳选择；而全体职工参与讨论则大动干戈，耗时耗力，效率必然低下。所以，最可行的办法是选举职工代表。规章制度讨论时交由职工代表大会进行，协商时邀请职工代表参与。可见，选举出职工代表后，程序问题可以全部解决。
1、建立规章制度的第一步是选举职工代表。现行的法律法规对职工代表的选举是没有任何规定的，因此只能依照合理的方式进行。既然是职工代表，应当由全体职工选举才算合理。不过即使职工选举，也有很多方式可以选择，单位方面仍然可以在其中起到重要影响，甚至掌控选举结果。比如候选人提名，候选人资格设置，候选人介绍，表决方式（记名投票、不记名投票、举手表决甚至鼓掌通过），表决票数要求等，任何一个环节中组织者都可以施加莫大的影响。另外职工代表的人数也可以由单位在充分的代表性、工作效率两者中进行平衡妥善确定。
职工代表选举完成，规章制度就可以开始着手制定或修改。但是，务必保留选举程序的证明文件，比如选举办法、候选人确定方式和名单、选票、表决结果记录、入选的职工代表名单等。
2、建立规章制度的第二步，就是将规章制度制定的目的、内容、程序等问题提交职工代表大会讨论，形成会议纪要或会议记录，由到会的所有职工代表签名。
3、建立规章制度的第三步，就是由单位方及职工代表方提出规章制度的方案，或对规章制度的内容提出意见，这个程序中关键的事情仍然是证据保留，将单位或职工所提方案和意见统统记录在案。保留相关文本。
4、第四步是进行协商，针对双方提出的方案或职工代表提出的意见，进行协商，对意见接受的，增加制度文本，不能接受的，说明理由。协商也要以会议纪要或记录等形式保留证据。
■ 向全体劳动者公示或告知
根据《劳动合同法》第四条第四款规定，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
相当部分的企业在制定规章制度后，只是在主要领导和部门主管之间传阅，没有让员工学习知道，平常象宝贝收藏着，只是在处理违规时才把这“尚方宝剑”请出来使用，这样有等于无。企业劳动规章制度的适用对象是本单位的全体劳动者，所以它必须为单位的全体劳动者所知悉。用人单位所制定的规章制度公示与否，关系到该规章制度是否生效以及对员工是否有约束力，是否能够作为用人单位解除劳动关系的合法依据。常用公示方法如下：
1、员工手册发放（要有员工签领确认）；
2、内部培训（注意一定要包括：培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员签到）；
3、作为劳动合同附件（即直接把和员工的权利义务息息相关的规章制度作为劳动合同的附件，并明确：乙方（员工）已经认真阅读了上述规章制度，并且理解了上述规章制度的含义，而且愿意遵守这些规章制度）；
4、考试（开卷或闭卷）；
6、传阅签字；
7、入职登记表声明条款；
8、意见征询书面答复。
尽量避免如下公示方法：
1、网站公示（举证困难）；
2、电子邮件告知（举证困难）；
3、公告栏、宣传栏张贴（举证困难）。
如确需在网站公示、电子邮件告知或者公告栏、宣传栏张贴，则应当注意如下事项：
1、网站公示
网站上公示可以节约好多成本，但是要达到这种证据保存的目的，必须要有相应的技术支持。和劳动者之间必须要有约定，约定企业在网站上公示规章制度，必须给员工告知。
同时双方约定，员工必须于什么时候到网站的什么频道上去浏览。
只有把这样的约定弄清楚，发生争议时企业才有根据。另外，企业还有一个证据责任，必须有证据证明已经把制度放到网站上去了。
2、电子邮件告知
电子邮件要作为证据使用的话，首先要双方都认可，毫无疑问就是证据了，会被人民法院采信。但是如果有一方不认可的话，这个证据就是无效的，除非有其他间接的证据佐证。北京市高院有一个规定，电子邮件要作为证据的话，必须要有公证机关进行公证的程序。
3、公告栏、宣传栏张贴
与在网站进行公示是一样的，必须双方有个约定，公示栏就是企业公示规章制度的一个方式，员工必须在什么时候去看，同时要有证据证明，规章制度已经在公示栏上公示出来了，必须要有这样的制度。
按照最高人民法院司法解释及劳动合同法的规定，规章制度只有向劳动者公示才对劳动者产生约束力。司法实践中劳动者往往以其不知道规章制度的内容为由主张规章制度未公示，用人单位也往往无法提供已经公示的证据，很多企业本应该胜诉的案件最终败诉问题往往就出在这里，员工的违纪行为本已经达到了规章制度中规定的解除劳动合同条件，但是员工称不知道有这个制度，公司也无法证明曾向员工公示的证据，最终导致案件败诉。
■ 企业规章制度欠缺合法要件的法律后果
一、行政责任
《劳动合同法》第80条规定，用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的无效，由劳动行政部门责令改正，给予警告。即劳动保障行政部门在执法检查时发现用人单位的规章制度违法的，可以责令用人单位修订，并可以给予警告处分。
根据《劳动监察条例》第30条规定，用人单位被责令改正仍不改正的，可处以2000元以上2万元以下罚款。
二、判定无效不作为裁判案件的依据
规章制度内容违法的情况下，违法部分的内容无效，自然也就不能作为裁判案件的依据，也就起不到厘清双方权利义务、定纷止争的目的。
三、劳动者可能随时通知解除劳动合同并要求经济补偿金
《劳动合同法》第38条规定，用人单位的规章制度违反法律、行政法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以随时通知用人单位解除劳动合同。而且按《劳动合同法》第46条的规定，此种情况下，即便是由劳动者主动解除劳动合同，劳动者仍然可以要求用人单位支付劳动合同解除的经济补偿金。
四、民事赔偿责任
《劳动合同法》第80条规定，用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律法规规定，给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
一般认为，此时要求已经实际对劳动者权益造成了损害，比如人身自由的限制，劳动报酬的减少等。
由此可见，规章制度本来是用人单位的工具，但制定的违法，反而伤害了用人单位自身的利益，需要注意。那么内容制度的合“法”，是指哪些法呢？应该是指广义的法律。包括所有的法律、法规和规章。
合法性要求规章制度不得违反法律的强行性要求。如“不得结婚”，“不得与同事恋爱”，“上下班要搜身检查”，这类的制度就侵害了人身自由，违反了法律规定。
广义的合法性要求还包括要合理，合乎公序良俗。例如“迟到一次即解除劳动关系”，就会被认为不合理而无效。
■ 劳动合同和规章制度的效力问题
从劳动规章制度的形成过程和法律性质来看，它与劳动合同虽存在密切的联系，但也有区别。
用人单位的劳动规章制度是对劳资双方权利义务都具有重大影响的行为规范，是用人单位组织社会化劳动所必需的制度；劳动合同是企业与劳动者确立劳动关系，明确双方权利义务的依据，与劳动规章制度一样，都具有约束劳动关系双方之法律效力。但是由于劳动规章制度本身可能存在和劳动合同相抵触的内容，因此就会产生判定劳动规章制度和劳动合同效力孰高孰低的问题。根据《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第16条规定：“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”
■ 劳动合同与规章制度的适用
对于用人单位的人力资源管理而言，哪些内容应当与劳动者约定在劳动合同中，哪些内容应当规定在规章制度中，是值得思考的问题。由于劳动合同约定的效力高于规章制度的规定，而劳动合同是双方协商的产物，其修改与变更都必须经双方协商同意，所以其约定内容的变更相对比较难操作。而规章制度是用人单位的单方意志，相对劳动合同来说其变更和修改更容易。如果将劳动者的绩效考核制度内容约定在劳动合同中，一旦用人单位因客观情况发生变化需要调整考核制度时，需要与每一个员工去签订变更劳动合同的协议，而且必须是每个员工都同意变更，这几乎是不可能完成的任务。因此，将所有的管理规定不加区分地约定在劳动合同中，将劳动合同的版本制订的像一本小册子一样的做法是不明智的。
正确的操作原则应该是：劳动合同约定个性的内容（比如员工的具体岗位和薪酬福利等），而规章制度约定共性的内容；劳动合同约定原则性的规定（比如考勤加班可以仅表述为“详见公司制定的员工考勤管理制度等制度”），规章制度规定的是具体的、可操作的规范；较为固定不常变更的内容可以约定在劳动合同中（比如劳动合同的解除规定基本是按法律规定的操作，不会轻易改变），而规章制度规定的是较为详细的操作规则。一般来说，凡是涉及员工考勤、绩效分配、奖惩、保密、休假等内容的应该制订规章制度，而涉及合同期限、工资、加班基数、竞业限制等内容写入劳动合同，并辅以其他原则性规定。
值得注意的是，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者有权解除劳动合同并要求支付经济补偿金，这为用人单位规章制度的制订提出了新的挑战，意味着劳动者可能将这个规定作为其离职的不二法门。因此，用人单位在制订规章制度时，涉及法律风险较大的条款、法律规定不明可能导致效力瑕疵的条款，不宜列入规章制度，可以考虑放在劳动合同中。
对于企业来说要正确的区分劳动合同和规章制度各自的适用范围、制定的主体和适用的对象。属于劳动关系的事项应以劳动合同法为依据，而其他与劳动者有关的事项应以规章制度为依据。 |
